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Gestion Des Documents

2010/10/22 17:55:00 62

Avec le Bureau de l 'ordinateur,

Entreprise

L 'informatisation fait des documents électroniques le principal support de la propriété intellectuelle de l' entreprise, plus le degré d 'informatisation est élevé, plus les documents électroniques produits par l' entreprise.

Can you manage good Enterprise document and full exploitation

Entreprise

La valeur de la propriété intellectuelle est non seulement un indicateur important du degré d 'informatisation de l' entreprise, mais aussi un plan de développement de l 'entreprise.

Traditionnellement les documents sont stockés dans un ordinateur local d'entreprise, par différents pour la classification de documents peuvent être entreprises

Document

Par conséquent, il peut y avoir des sous - répertoires à plusieurs niveaux, même s' il est théoriquement possible d 'emprunter un chemin peut être long (par exemple, un fichier e sous le Sous - répertoire B sous le Sous - répertoire B sous le Sous - répertoire C sur le disque a) à partir du Répertoire racine jusqu' à ce que le document soit trouvé.

Dans une société concurrentielle où l 'efficacité prime, il n' est pas permis que cette question soit réglée par la recherche et que la structure du document arborescente soit aplatie, ce qui soulève également la question de l 'exactitude, qui exige la mise au point d' un mécanisme de classement approprié.

En effet, le tri est un détail qui mérite d 'être pris en compte dans l' interaction humaine, un mécanisme de tri approprié permettant de rendre les documents d 'entreprise plus ordonnés, plus lisibles et plus efficaces dans la gestion des documents.

Pour comprendre le mécanisme de tri des documents d 'entreprise, il faut d' abord analyser la composition fondamentale des documents d 'entreprise.

De manière générale, documents d'entreprise par des mots, des photos, des dessins, des tableaux, des données audio, vidéo, etc., un type de format de document électronique, est très complexe, et la diversité de la documentation de beaucoup de désagréments.

Les grandes entreprises sont généralement pour les affaires de l'entreprise sont analysés, de ressources humaines et matérielles disponibles astronomique, d'établir un mécanisme de gestion de documents d'un ensemble complet et pour les petites et moyennes entreprises, le mécanisme de gestion de documents dans un grand nombre de ressources de développement propre n'est pas nécessaire, surtout de prendre plusieurs moyens comme suit:

I. MODALITÉS e - mail

Cette méthode consiste généralement à conserver des documents dans des annexes au courrier, ce qui est très courant dans les PME, qui ont leurs propres avantages congénitaux, à savoir la rapidité de leur diffusion, l 'archivage et la distribution des documents d' entreprise, essentiellement par ordonnancement temporel, à l 'aide des systèmes de messagerie existants et des clients du courrier (Outlook, Foxmail, Thunderbird, etc.).

L'inconvénient évident, est le document doit télécharger après compression, décompression peut télécharger après lecture, long et laborieux, et de stocker et de télécharger la boîte aux lettres de taille limitée.

Si les entreprises de prendre la boîte aux lettres, un coût élevé, et, d'autre part, par une grande influence sur la vitesse, si les services de l'utilisation à grande échelle de site Web, sauf à considérer l'impact de gestion de documents Internet, mais aussi tenir compte de facteurs défavorables de courrier de limitation de taille pour les entreprises d'enregistrer le document.

Le plus important est que ces documents sont conservés dans la boîte aux lettres de dispersion différentes, il est difficile de réaliser l'utilisation de partage de documents, de trouver rapidement des plus incapable de réaliser des documents, et, par conséquent, incapable de s'adapter à la situation de l'apparition possible d'une pluralité de versions de ainsi que d'autres circonstances imprévisibles de documents d'une entreprise.

Deuxièmement, le serveur de partage de fichiers

à l'intérieur de l'entreprise pour construire un serveur partagé, le document sera mis dans le serveur de stockage de documents et de réaliser le partage.

Dans dans un serveur de fichiers de documents pour classer le stockage, le partage de fichiers de gestion de documents, on peut réaliser une fonction de recherche relativement simple, mais il est encore très difficile pour les entreprises d'extraction de documents et de réutilisation.

Comme il s' agit essentiellement d 'une combinaison simple de tri de documents et de tri temporel, il est possible de satisfaire les besoins de base en matière de gestion de documents, mais cela est loin d' être fonctionnel.

Logiciel de gestion de documents

Des développeurs de logiciels relativement grande, tels que la difficulté de micro - logiciel, Pan, de la technologie, de plus, beaucoup de solutions pour les petites et moyennes entreprises, et à développer un certain nombre de logiciels de gestion de document professionnel, mais compte tenu des coûts de logiciels et de formation, plus les entreprises à adopter des outils de contrôle de version SVN pour la gestion de documents, en particulier de entreprises high - tech.

Ce mode de gestion avancée, un classement de type mixte, peut être très bon de commande des sources de documents et de la direction, de temps, etc., de la technologie, c'est le seuil des exigences relativement élevée, hautement spécialisé et un logiciel associé est relativement complexe.