公文書を書く外部の在り方

(1)内部構造。

文章の内部構造とは、文章の構想の内在する論理構造である。

どんな文体でも、一貫した考え、一貫した論理があれば、必ず一貫した手がかりと脈絡がある。

組織部門として、私達が普段処理している公文書は主に理論的な文体で、基本的に「問題を提出する——問題を分析する——問題を解決する」という脈絡形態に従います。それ自身は合理性、貫通性と厳密性を持たなければなりません。つまり、前後の順序をはっきり区別して、乱れずに思想を表現します。

（2）外部構造。

外部構造とは、文章の外部に存在する形式である。

一つは段落とタイトルです。

階層は思想内容の区分に着目し、段落は文字表現の必要性に重点を置いている。

見出しは段落、階層の中間において非常に重要な役割を果たしている。

レベルの大きさによって、タイトルは大見出し、小見出し、一級タイトル、二級タイトルに分けられます。

など。

機関の応用文のタイトルは文意、意味、意味を引き締めることを要求します。

階層の配置方式は、総分数式、並列式、順進式、対比式などがあり、最も一般的なのは総分数式である。

「総合式」はまず総括を行い（前書きは「導語」、総括報告は全体評価）、次にそれぞれ述べる。

それぞれ述べた各階層間には一定の連絡があり（前後、因果、重軽はすべて意図によって手配することができる）、形式上は並列である（番号、小見出しまたはセグメントで）。

最後に小さな結び目を作ります。

第二は遷移と照応である。

遷移と照応は文章の内容を前後に一貫させる重要な構造手段である。

移行は文章の中で上から下への役割を果たし、前後に関連する二つのレベルと段落を上下に連結させる。

_コンテンツの変換には遷移が必要であり、包括から分述までの間にも遷移が必要である。

移行の形式は三つあります。遷移語（すなわち、したがって、つまり、しかし、これからは、以上のように）、遷移文（例えば、「具体的な状況を以下のように報告します。」

照応とは文章の前後の内容が呼応して、構造が厳密で、脈絡がつながります。

常用方法は三つあります。最初の最後は照応し、前後は照応し、題文は照応します。

三は始めと終わりです。

機関応用文の冒頭には一般的に六種類の方式があります。

最初に問題の原因を述べます。つまりなぜこの文章を書きますか？

にかんがみて

につれて

などの書き出し。

最初の文は本文の目的を説明します。「ために」を使います。

のために

;「根拠」式。

最初に公文書作成の根拠を説明しますが、基本的には「根拠」、「遵守」、「根拠」などの書き出しで、ある文書の要求に基づいて、上級の指示精神に従って、ある会議の決定などを行うことが多いです。

最初に何かのことや状況を説明する時間は、最初から直接年、月、日を書くこともあります。「近日」、「近来」、「最近」などのあいまいな時間で始まることもあります。

後は「構文の冒頭」「引用文」式。

最初に、ファイルまたはリーダー指示の中の話を引用して、テーマとして説明します。

例えば、「党の16期6中全会は…」

「こと」式。

事件・状況を最初から簡潔に説明する。

機関応用文の末尾は大体自由式と比較固定式の二つに分けられます。

自由式、つまり文章の自然な発展に従って、言うべき問題は終わったらすぐ収めます。

たとえば法規、何条を書くべきですか？最後の1本は書き終わったら終わります。

報告の大綱はその報告の内容をはっきり説明すれば完成できる。

会議紀要もそうです。

のポイントを箇条書きにして、「おわり」をつける必要はありません。

これらの文種の終わりは、あまり習慣的な用法がなく、更に形式がない。

しかし、いくつかの文種の末尾には、一定の書式や慣用句があります。

例えば、最後に肯定的な要求を提出する場合、「以上は妥当かどうか、指示を仰ぐ」「当否、伺いを立てる」などを多用します。

指示と決定の最後には、一般的に「各地の各部門が実行に従ってほしい」「実行状況を速やかに報告する」などの具体的な要求を提出します。

通知の末尾には「ここまでお知らせします」などがあります。

調査報告の終わりは自由ですが、習慣用語も多く使われています。

レポートをまとめて書くという主な観点があります。

つまり、役所の応用文はどのような方法で終わるかは内容によって決まります。